Skuteczne metody organizacji

http://www.flickr.com/photos/beth19/

Każdego dnia wykonujesz milion różnych czynności. Wieczorem, kiedy już nie masz siły na nic więcej dochodzisz do wniosku, że tak naprawdę nic nie zrobiłeś. Owszem, pracowałeś osiem bitych godzin, jednak lista najważniejszych, priorytetowych zadań nie kurczy się. Z każdym kolejnym dniem atakuje i rozprasza Cię świadomość narastającej ilości zadań, które „musisz zrobić”. Jeżeli ten opis pasuje do Twojej sytuacji – ciesz się, dzisiaj udostępnię Ci szereg metod sprawdzonych przeze mnie, które pozwolą skutecznie zorganizować Twój dzień!

Opracowanie poniższej metody zajęło mi dwa lata. W tym czasie przeczytałem multum książek na temat zarządzania projektami, zarządzania czasem, zarządzania wszystkim, czym da się zarządzać. Nigdy nie traktowałem tego typu książek jako prawdę absolutną! Zawsze testowałem polecane metody, wybierając ostatecznie te, które sprawdzały się w moim przypadku. Dzisiaj zamierzam podzielić się z Tobą listą metod oraz narzędzi, które pozwoliły mi zwiększyć ilość wykonywanych dziennie zadań, poświęcając im dużo mniej czasu niż wcześniej, przed wprowadzeniem zastosowaniem poniższych metod.

Na początek zadajmy sobie pytanie: Czym jest zarządzanie? Wikipedia odpowiada nam na to pytanie w sposób krótki i treściwy:

Zarządzanie to sztuka bądź praktyka rozumnego stosowania środków dla osiągnięcia wyznaczonych celów.

Zamiast słowa środki, wolę używać zasoby (brzmi bardziej profesjonalnie ;-) ). Przez długi okres czasu wydawało mi się, że powodem mojego braku organizacji jest brak odpowiednich zasobów, które pozwolą mi się zorganizować. Było to bardzo dobre usprawiedliwienie, które pozwalało mi robić nadal wszystkie te rzeczy, które przejadały bezproduktywnie mój czas.

Dopiero parę miesięcy temu zrozumiałem, że tak naprawdę wszystko, czego potrzebuje mam już od dawna! Mam sporo wartościowych zasobów!!! Są nimi: komputer z dostępem do Internetu, ołówek i parę kartek papieru (polecam klasyczny notatnik typu Moleskine). Wykorzystując te parę narzędzi bez ponoszenia jakichkolwiek stałych kosztów mogę być zorganizowany i efektywny każdego dnia! Same zasoby są jednak niczym bez użycia odpowiednich metod w optymalnym ich wykorzystaniu. Poniżej przedstawiam te metody, które w moim przypadku sprawdziły się najlepiej.

1. Czyszczenie głowy.

Nie, nie mówię o umyciu włosów, chociaż orzeźwienie może pozytywnie wpłynąć na organizacje ;-) Mowa o oczyszczeniu swojej głowy z setek myśli, które nam ją zaprzątają każdego dnia. Najczęściej możemy je rozpoznać w momencie, kiedy staramy się skupić na jakimś zadaniu, a tu nagle przypomina nam się zaległe zadanie domowe, parę nieodpisanych maili, niewyznana miłość czy inne niewykonane zadania.

Co z nimi zrobić? Spisać je na kartkę! Wszystko, dosłownie wszystko co Ci przyjdzie do głowy, od tych najbardziej trywialnych, po najpoważniejsze nierozwiązane kwestie przelej na papier. W moim przypadku przelanie wszystkich swoich myśli na papier zajęło trzy strony a4 zapisane praktycznie w każdym centymetrze.

Kiedy już spiszesz wszystkie sprawy na papier, poczujesz ulgę. Nagle skupienie się na jednej rzeczy nie będzie stanowiło problemu. Dlaczego tak się dzieje? Wyobraź sobie, że twój umysł to jeden wielki dysk twardy, który każdego dnia zapisuje setki różnych informacji. Do momentu w którym nie zostaną one zarchiwizowane w bezpiecznym miejscu, Twój umysł stara Ci się przypomnieć o każdej z tych spraw, bombardując Cię co chwilę różnymi myślami. Spisanie na kartki papieru swoich myśli nie tylko przełoży się na oczyszczenie Twoich myśli. Inną równie ważną zaletą będzie jasno przedstawiona ilość zadań, które musisz wykonać.

2. Grupowanie zadań.

Kiedy mamy już przed sobą te parę kartek z wszystkimi zadaniami, sprawami do zrobienia warto je pogrupować na poszczególne projekty. Dzięki temu będziemy mieli klarowny obraz tego, ile rzeczy musimy wykonać aby ukończyć dany projekt (taki jak zdana sesja, prezentacja do pracy, czy wysprzątanie mieszkania).

3. Priorytetowanie zadań.

Jest to kolejna bardzo ważna czynność, której nie możesz lekceważyć. Zapewne jeśli przygotowywałeś wielokrotnie listy zadań do zrobienia, zastanawiałeś się dlaczego pod koniec dnia wykonane są te zadania, które są najprostsze, a najważniejsze projekty są nadal niedokończone. Z doświadczenia wiem, że ciężko jest w ciągu dnia wykonać więcej niż dwa – trzy duże zadania, które pochłaniają dobrych kilkadziesiąt minut (lub więcej) efektywnej pracy. Nie jesteśmy robotami, a dobrze zorganizowana praca umysłowa mimo wszystko męczy. Dlatego też, warto ustalać sobie dziennie dwa, trzy duże problemy do rozwiązania i najlepiej od nich dzień zaczynać.

Dlaczego zaczynać od takich kobył? Dlatego, że najczęściej robimy wszystko, żeby odwlec w czasie wykonanie tych zadań. Dobrą książką przedstawiającą skuteczne metody pozwalające na zwalczenie tego złego nawyku jest „Zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego. Kto czytał, wie o czym mówię!

Kto nie czytał książki i nadal nie wie dlaczego warto zaczynać dzień od tych najtrudniejszych zadań niech sobie wyobrazi wielki słój. Słoik ten jest metaforą naszego czasu – jest on ograniczony swoimi rozmiarami. Jeżeli będziemy się starali na siłę wcisnąć do niego za dużo materiałów – prędzej czy później pęknie – a tego przecież nie chcemy! Obok tego słoika wyobraźmy sobie trzy półmiski wypełnione odpowiednio: kamieniami, żwirem i piaskiem. Kamienie, to te najtrudniejsze zadania, które pochłaniają największą ilość czasu. Żwirek, to zadania, które możemy najczęściej wykonać do trzydziestu minut (przy skupieniu się tylko i wyłącznie na jednej czynności na raz). Piasek, a właściwie jego ziarenka, to te zadania których wykonanie zajmuje nam parę minut.

W ciągu dnia najwięcej mamy zadań, które można porównać do ziaren piasku. Jeżeli wypełnimy nasz słoik na samym początku piaskiem, następnie żwirem na końcu zorientujemy się, że nie zmieścimy wszystkich kamieni do tego jednego słoika. Tak samo, jeśli dzień zaczniemy od drobiazgów, po paru godzinach pracy szybko okaże się, że nasz najproduktywniejszy czas dnia już minął, a najgorsze jeszcze przed nami.

Dlatego też warto napełniać słoik zaczynając od wrzucenia paru największych kamieni (dużych zadań). Następnie wypełniamy je żwirem, który szybko wypełnia luki pomiędzy kamieniami, a na końcu piaskiem, który w stopniu idealnym wypełnia wszystkie wolne miejsca w naszym słoiku.

Właśnie w taki sposób powinniśmy zarządzać naszym każdym dniem!

4. Ustalanie czasu wykonania zadania.

Jest to długo niedoceniana przeze mnie metoda, do której ostatecznie się przekonałem. Dzięki szacowaniu czasu, jaki potrzebujemy na wykonanie danego zadania zachodzą dwa efekty: a) ustalamy z góry czas, który jesteśmy w stanie poświęcić na jedną czynność, przez co skupiamy się dużo bardziej nad jej wykonywaniem; b) mając oszacowany czas poszczególnych zadań, jesteśmy w stanie rozsądnie zaplanować dzień wybierając odpowiednią ilość zadań, które da się realistycznie wykonać!

Nie wiem jak Ty, ale ja dosyć często rozpisywałem sobie ambitne listy zadań, liczące kilkanaście podpunktów. Gdy dochodziło do końca dnia okazywało się, że pomimo sporej efektywności mojej pracy część zadań nie została wykonana, co prowadziło do zniechęcenia. Nie możemy do tego dopuścić! Lista zadań do wykonania każdego dnia MUSI być starannie i rozsądnie przygotowana. Jeśli przeładujemy się zadaniami, szybko się zniechęcimy. Jeżeli dobierzemy odpowiednią ilość zadań, gdy nastanie koniec dnia oprócz wykonania listy naszych zadań będziemy czuć sporą satysfakcję z dobrego zaplanowania dnia! O to chodziło!

5. Przygotowanie dziennej listy zadań.

Przygotowuj listę każdego wieczoru na następny dzień. Nie odkładaj tego na rano, ponieważ masz zacząć dzień produktywnie! Jeśli odłożysz to na jutro, najprawdopodobniej rano znajdziesz milion innych rzeczy do wykonania, które skutecznie odwleką proces planowania i organizacji Twoich zadań. Nie lekceważ tego punktu!!!

Przygotowując listę na następny dzień pamiętaj o każdym z poprzednich podpunktów. Poza tym, zacznij dzień od czegoś miłego, np. dobrego śniadania, następnie kawy i czytania pozytywnych newsów z interesujących Cię tematów. Zapisz te czynności na listę, ustal szacunkowy czas jaki możesz przeznaczyć nawet na te, najprostsze czynności. W końcu nie chcesz spędzić połowy lub całego dnia, na rozpoczynaniu dnia od przyjemności!

6. Ustal czas rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy/nauki.

Jak mawia pewien Pan, którego bardzo lubię „wszystko można, co nie można, byle z wolna i ostrożna”. Tego się trzymaj, nie warto przeginać w żadnym kierunku. Należy Ci się odpoczynek, odrobina oddechu, poświęcenie czasu rodzince, znajomym, czy zwyczajna chwila lenistwa/relaksu.

Naładuj baterię, przygotuj listę na następny dzień i ciesz się życiem! :-)

A Ty jakie masz metody organizacji czasu? Czy stosujesz takie? Jeżeli tak, podziel się nimi w komentarzu! Jeżeli nie, spróbuj moich metod i daj znać jak spisały się w Twoim przypadku! Z góry dzięki za pozytywny feedback!